一流はココが違う！エグゼクティブのメール術

あなたが使っている言葉はエグゼクティブにふさわしい？

毎日、自分が使う言葉はとても大切です。たとえば、相手から返事が来ないと思ったらメールの言葉のチョイスに問題があったというケースもあります。あなたの印象はメール１本で変わってしまう可能性があるのです。ですが、あなたのメールの文面がおかしいと思っても指摘してくれる人はほとんどいませんし、日常会話での話し言葉やメールの文章に気を留める人は少ないかもしれません。では、いったいどうしたら良いのでしょうか。

前向きな言葉を使うと良い、ということをよく聞きます。そういった前向きな言葉遣いを実践している方は多い事でしょう。

私が感じたのは、エグゼクティブをはじめ、一流の人のメールには、簡潔な中にも、特に部下や目下の者に対する励ましや感謝の言葉がよく見受けられるということです。

実際、エグゼクティブの上司からの、短いけれど心のこもった感謝の言葉が心に残り、非常に励みになった事は一度や二度ではありません。

一流の人は言葉の大切さを心底理解しているからこそ、言葉をここぞという時に適切に扱うことに真剣です。人知れずインプット・アウトプットに気を遣っているのかもしれないな、と思うこともあります。

例えば、何かに失敗した部下に対して指摘する場合などは、あまりくどくどと責めたてることはありません。

どちらかというと、失敗に対しては叱るのではなく、さらっと諭すような文面が多いように思われます。心のゆとりがそうさせるのかもしれません。いつまでも同じ所にとどまっていないで次のステップへ進めというように行間を読めば、なかなか厳しい叱咤激励のメッセージとも受け取れます。

感謝にしても叱咤激励にしても、相手の心に響く効果的なメールを書くことができるのは、日ごろの心がけと訓練のたまものではないかと思います。

大きな特徴を一つ上げるとすると、エグゼクティブの言葉遣いは簡潔で分かりやすいということがいえると思います。言葉に無駄がなく、かつ必要な情報を適切に記載するため、実務面のメールでの誤解や行き違いもまったくといっていいほどありません。

言葉遣いのセンスは、思考のセンスであり、そして行動のセンスにつながります。

住む世界が違うと使う言葉が違う、行動の結果の一つである収入と使う言葉には関連性がある、といったような話は良く耳にします。

お金持ちになりたかったらお金持ちの行動をまねしてみましょうという話も聞いたことがありますが、もしそうであるなら一番に見習うべきはまず言葉遣いからではないかと思います。

言葉遣いと年収の関連について書かれた本も多数出ています。年収の高い人は使う言葉が違う、というものです。まさにその通りだと思います。

前述したように、言葉遣いを意識することが一流の思考や行動に結びつくのであれば、常に前向きな良い言葉を使うように習慣づけることが、相手に良い印象を与えるために最も効果的といえるでしょう。

また、言葉遣いによって相手に良い印象を与えると、先方の反応が目に見えて変わります。例えば、誰かに急にお願いしたい業務があった場合、「そこにいるからって声をかけて悪いけど、これお願いできる？」などと、相手の立場に配慮した話し方で自分の秘書ではない部下に依頼したならば、きっと多少の無理をしても受け入れてもらえるでしょう。（これは経験談です）

このような小さな配慮の積み重ねが大きな結果につながるであろうことは言うまでもありません。