エグゼグティブの正しい時間の使い方
エグゼクティブは全般的に時間の使い方がうまいということがいえます。なぜかというと、エグゼクティブは時間に対するリソースとしての考え方が徹底しているからです。時は金なりともいわれますが、コストと同様に、時間の無駄、人を動かすことに関する無駄をなくすための意識は勉強になることが多く、見習いたいと思うことが多くあります。
打合せをだらだらと行わないために、打ち合わせに使う時間に関して一定のルール決めをしているエグゼクティブは多いです。徹底して自分の決めたスケジュール上のルールを守っている人が多いと思います。その代表的な事例をご紹介したいと思います。
時間を大切にすることは予定を詰め込むことと同義ではない
知り合いのエグゼクティブからは、役員は時間を切り売りして動いているのではない、時間に追われるような生活をする代わりに、それぞれの予定の時間を最大限に活用しているということを学びました。
そのために大切なことは、打ち合わせの目的を決め、所用時間を決め（15分パターン、30分パターンなど）また、その打ち合わせにおける最終的な着地点をあらかじめ決めておくことです。もし打ち合わせの目的と話し合いの内容がずれてきたら、場合によっては、増えた議題は次回の打ち合わせに回し、目の前の優先順位の高い内容について先に議論します。
この「終わりをあらかじめ決めておく」考え方によってエグゼクティブたちは打ち合わせに費やす時間を決めることが可能で、予定に振り回されずに、限られた時間を有効に使うことができていました。
無駄な打ち合わせ時間がなくなるため、スケジュール帳にあれもこれも打ち合わせの予定を詰め込むことも不要になり、予定自体が非常にすっきりとします。
やることをそぎ落とすことが時間を有効に使うことにつながる
自分の時間に対するルール、すなわち目的のない会議はしない、という方針がはっきりしていれば、部下への指示にも一貫性が出てくるため、部下も判断に迷うことがなくなります。業務全体の効率化が図れ、本当に必要な業務、たとえば顧客の対応に専念することができます。
さきほどの例とは別のエグゼクティブの方で、自分が無駄だと思った仕事を部下にさせないことに関して徹底している方がいました。社内外から自分の部下に対して依頼されたさまざまな業務を断るのは、相手との関係性もありますし簡単ではありません。社外から部下に対して依頼された業務とは、その依頼によって発生する事務的な作業などのことですが、それらをすべてきっぱりと断り、その分の時間をその時に最優先される業務に当てさせることにより、事業部としてその期は史上最高の売り上げを達成したのです。
これがなぜ可能になったのかというと、上司が目標に従って徹底してチーム内での時間に対する考え方の統一を図り（業務の優先順位を徹底する、それ以外はやらなくて良い、など）部下であるチームメンバーに、目標達成「だけ」に集中するように指示したからです。
その結果、部下にも行動のぶれがなくなり、何が目的か、さらにその着地点（目的地）をはっきりさせて、あらゆる業務に当たる姿勢が末端の従業員にまで浸透しました。
業務効率が良くなり、新たな時間が生まれ、それによってさらにコミュニケーションが向上するという好循環が生まれたのでした。
自分の担当業務を新しい目で見直し、無駄を削ぎ落とし本質的な仕事にだけ取り掛かることで、これほど効率が良くなり、時間が余るということは誰もが予想していなかったことでした。
エグゼクティブのリ―ダーシップが、部門単位で時間を有効に使うために正しく発揮された事例でしょう。
AUTHOR永田美保子（ながたみほこ）
長年のエグゼクティブ秘書経験を生かして、在宅秘書育成コンサルタント、ライター、フリーランスのパーソナル秘書として活動中。大学卒業後、自動車メーカー研究所・外資系消費財メーカーのバイリンガル秘書を経て、英国へ語学留学。その後フィンランドのヘルシンキに駐在し、シリヤライン（現タリンクシリヤ）の定期航路大型客船にてキャビンアテンダントとして乗務。
帰国後は外資系企業・合弁企業を中心としてエグゼクティブ秘書業務に2014年10月まで携わり、秘書歴は通算約20年に及ぶ。エグゼクティブ秘書として担当した上司は多国籍にわたり、外国人上司の国籍は英国・米国・台湾・ベルギー・カナダ・オーストラリアなど。日本人エグゼクティブ付の秘書としては、一部上場企業の代表取締役専任秘書を担当。2015年4月よりフリーランスとして活動を開始。
